La facturation, votre bête noire ?

par | Fév 15, 2021 | Paroles de

Dans le quotidien des infirmiers, kiné et autres professions libérales qui se déplacent à domicile, il y a l’épineux sujet de la facturation… Perte de temps, méconnaissance des cotations, difficulté d’utilisation de logiciels …. Des problématiques annexes à leur métier de soignants qui engendrent beaucoup de perte de temps et augmentent leur charge mentale déjà importante.

Sandrine Fontaine, facturière professionnelle depuis plus de 9 ans, répond à nos questions sur ce sujet. Elle nous parle des difficultés que rencontrent les infirmiers et les kiné. Pourquoi déléguer sa facturation ? Comment choisir son facturier ou sa facturière et quel sont les tarifs pratiqués. Et enfin elle vous donnera quelques conseils.

Bonne lecture. Temps de lecture estimé 4 minutes.

Tout d’abord pouvez-vous vous présenter en quelques mots

Bonjour, je suis Sandrine Fontaine, gérante de l’entreprise ORTANE BUREAUTIQUE. Nous sommes spécialisés dans la facturation pour les infirmières et les kinés depuis plus de 9 ans. Basée à Salon de Provence, nous travaillons avec des praticiens de la région mais aussi dans toute la France.  Aujourd’hui, nous sommes 2 facturières et nous gérons la facturation de plus de 45 praticiens.

Vous côtoyez au quotidien les praticiens, vous les connaissez bien. Quels sont les problématiques qu’ils rencontrent au niveau de la facturation ?

Les infirmières lors de leur cursus, au contraire des kinés, reçoivent uniquement une formation technique sur leur métier. Il n’y a aucune partie concernant la facturation, les cotations ou encore les règles de gestion d’un cabinet. Leur formation est tournée vers la pratique à l’hôpital et ne contient pas de partie sur l’activité en libéral.

Côté facturation pour les infirmières, la cotation est un réel problème lors de leurs débuts. Elles doivent suivre régulièrement des formations pour connaître la nomenclature qui est assez complexe et qui évolue constamment. Ceci est essentiel pour choisir les cotations les plus adéquates pour un soin réalisé et pour pouvoir être bien rémunéré.

Les praticiens en libéral font aussi face à bien d’autres problématiques lors de leur installation :

Le choix du matériel :

  • Le logiciel de facturation : le choix peut être un casse-tête face à une offre importante ! Quel logiciel choisir ? faut-il une formation ?
  • Le TLA (Terminal Lecteur Applicatif) : lequel choisir ? le premier, le moins cher, l’adapté, en wifi …

La logistique des tournées :

  • Comment monter sa tournée avec ses nouveaux patients. Quelle organisation mettre en place ?
  • Quel outil prendre pour s’organiser ?

La gestion de facturation :

  • Quelle cotation pour un soin (nursings, AMI, AMIX, DSI, BSI ) ?
  • Comment se passe la facturation pour des remplacements ? Comment gérer les AIS ? Comment faire les relances pour récupérer les paiements ? Comment suivre le renouvellement des ordonnances et des DSI (rejet …) ?

* AIS = Acte Infirmier de Soins / AMI = Acte Médical Infirmier / AMIX = Acte Médical Infirmier pouvant être côté avec les AIS / BSI : Bilan de Soin Infirmier

Toutes ces problématiques sont des facteurs de stress importants.

La méconnaissance de la nomenclature notamment, leur fait perdre énormément de temps. Même des infirmières aguerries ont parfois du mal à s’y retrouver. Elles doivent également connaître les règles qu’imposent la CPAM. Quels documents à fournir ? ou les formats acceptés tels que le format SCOR pour les ordonnances. Certaines de mes clientes passaient plus de 8H par mois pour faire seules leur facturation. Soit l’équivalent d’un jour de repos.

Pourquoi le plus souvent décident-ils de déléguer la facturation ? Quels en sont les avantages ?

Pour moi il y a 3 avantages majeurs :

  1. Tout d’abord un gain de temps. Chez Ortane Bureautique, nous suivons toutes les formations nomenclatures que ce soit pour les infirmiers ou les kinés. Ceci nous permet d’être toujours à jour des nouvelles cotations et des nouveaux avenants.
  1. Une tranquillité d’esprit. Les praticiens savent que nous allons coter au plus juste tout en restant dans le cadre de la nomenclature. De plus, nous leur rendons aussi d’autres services très utiles. Nous faisons refaire les ordonnances auprès des médecins quand elles ne sont pas correctes au niveau de la nomenclature. De plus, nous nous déplaçons aussi chez le médecin ou leur envoyons des courriers. Nous faisons également tout ce qui est DSI et BSI.
  1. Et bien sûr un gain d’argent. Nous nous occupons de toutes les relances qu’elles ne pouvaient pas faire ou ne savaient pas faire. Beaucoup de praticiens renoncent à récupérer les impayés faute de temps de connaissance. En moyenne nous récupérons 2 à 3 % du chiffre d’affaires.

D’ailleurs, pour la petite histoire, pour une des infirmières, nous avons pu récupérer 3 700 € sur une année. Elle était surprise et heureuse de la somme récupérée. Celle-ci a pu se payer une semaine de vacances, et pour nous remercier, nous a invités au restaurant.

De plus, avoir une facturation précise et bien structurée facilite aussi le travail de leur comptable. Tout le monde est gagnant.

Comment choisir son facturier ou sa facturière et quel est le tarif pour déléguer sa facturation ?

Il existe de nombreux acteurs sur le marché, des entreprises importantes reconnues et une multitude de petites structures. Il faut savoir que le métier de facturière pour les infirmières et les kiné n’est pas encadré. Il n’y a pas de formation ou de diplôme officiel.

L’expérience et la rigueur de la personne à qui vous allez confier votre facturation est très importante. Bien sûr il faut s’attacher à vérifier les formations qu’elle a suivies concernant la nomenclature.

Le lien humain est aussi un élément essentiel à prendre en compte. Le praticien va être en relation avec cette personne quasi quotidiennement. En plus d’être compétente, elle doit être disponible. C’est une véritable relation de confiance qui doit s’établir entre le praticien et son facturier.

Concernant le tarif, vous trouverez 2 cas, soit un chiffre d’affaires soit un forfait mensuel.

Au contraire de beaucoup sur le marché, Chez Ortane Bureautique, nous avons choisi de pratiquer un tarif au forfait. Je souhaitais apporter de la simplicité et de la clarté à mes clients.

Les tarifs affichés peuvent être différents d’un prestataire à un autre car ils ne comprennent pas tous les mêmes prestations. Il faut être vigilant à ce que couvrent ou pas la prestation de votre facturier et bien comparer les offres.

Nos prestations comprennent un service complet : facturation, chargement et déchargement du TLA, gestion des retours NOEMIE et des impayés, courriers, correspondances avec le praticien… mais aussi un accompagnement au quotidien et des conseils sur les démarches à réaliser pour les DSI et BSI.

Pour information, 100 % des frais de facturation peuvent être passés sur les frais professionnels.

Quels conseils pourriez-vous donner aux praticiens ?

Il faut surtout être attentif aux nombreuses modifications de la nomenclature et aux sorties des avenants. Par exemple pour les infirmières, l’avenant n°6 en place depuis le 1er décembre 2019 a été modifié. Il permet parfois de facturer des actes supplémentaires. Il est possible dorénavant de facturer des AMIX en complément des AMI. Ils font donc bien connaître la différence.

En ces temps de crise sanitaire, de nouvelles cotations ont fait leur apparition. Il faut donc rester en veille en permanence. La facturière professionnelle est au fait de tous ces changements. Elle suit également les aides, comme par exemple celle de la CPAM ou de la CARPIMKO face au travail supplémentaire causé par la COVID 19.

Un dernier conseil pour bien coter, il faut bien planifier ses tournées et le suivi des patients. Certaines infirmières utilisent des applications très utiles et qui nous permettent, à nous facturière de gagner du temps. Chez Ortane Bureautique nous collaborons avec Visitadom. Cette solution est un outil indispensable pour la gestion de leur tournée, leur communication et le pointage des soins. C’est aussi une plateforme pour les facturières permettant d’avoir accès à toutes les informations utiles pour la facturation. Un gain de temps pour tous. (en savoir plus sur l’offre PREMUIM de Visitadom avec la facturation)

Pour finir, comment décririez-vous votre métier ?

Il y a une petite histoire que j’aime beaucoup raconter.

Il y a quelques années, une des infirmières avec qui je travaillais est venue avec sa fille d’environ 5 ans. Pas timide du tout, celle-ci m’a demandé avec ses petits mots « est-ce que c’est toi qui donnes du temps à ma maman ? ». Je lui ai répondu que oui c’était une partie de mon travail. Et là elle m’a répondu « Merci beaucoup je t’aime beaucoup fort ».

Ça m’a beaucoup marqué et m’a encore plus donné envie de faire ce métier.

Pour contacter Ortane Bureautique

Tél : 06.29.74.02.62

ortanebureautique@gmail.com

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